Offre d’emploi : La FFSB engage un·e Secrétaire de Direction

La Fédération Francophone des Sourds de Belgique (FFSB) asbl recherche actuellement :

Un·e Secrétaire de Direction

(Contrat à durée indéterminée – temps plein – Disponible immédiatement)

Vous serez Secrétaire de Direction, sous la responsabilité d’un Conseil d’Administration et d’une Directrice. Et ce au sein de la Fédération Francophone des Sourds de Belgique, petite asbl à but non lucratif, ainsi que dans une équipe motivée et engagée composée de personnes entendantes et de personnes sourdes/malentendantes qui communiquent elles aussi en langue des signes de Belgique francophone et/ou en français.

On vous y demandera d’assurer le secrétariat de Direction en prenant trois pôles en charge : administration, ressources humaines et maintenance.

Tâches

Pôle administratif « Secrétariat »

1. Tâches journalières

• Relève, trie et distribue le courrier. Prend connaissance du courrier du bureau et transmet à son responsable pour les suites à donner.
• Relève et trie ses mails (4 adresses). Assure la première ligne de contacts et, si nécessaire, transmet les mails aux personnes concernées.
• Assure la première ligne de contacts téléphoniques. Reçoit, dirige et fait des appels téléphoniques ; note et transmet les messages.
• Répond aux demandes relevant de son domaine d’activités.
• Tient à jour son agenda électronique et son relevé de prestations.
• Effectue toute autre tâche relevant de sa compétence demandée par son responsable.
• Rédige et dactylographie de la correspondance d’ordre courant.
• Rédige et dactylographie de la correspondance dictée ou contextualisée par la Direction ou le CA.

 

2. Tâches hebdomadaires

• Organise les contacts externes de l’association sous forme de fichiers centralisés régulièrement mis à jour.
• Organise la documentation interne de l’association, communique et fait respecter les règles de classement de la documentation.

 

3. Tâches mensuelles

• Prépare les réunions avec son responsable et les organise (convocation, réservation de salle, préparation du matériel et des documents nécessaires).
• Rédige les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration lorsque c’est demandé, soit en y participant, soit sur base de notes écrites, audio ou vidéo.
• Tient le registre des procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration.
• Effectue le suivi des décisions du Conseil d’Administration.
• Participe aux réunions d’équipe. Rédige les comptes rendus de celles-ci.
• Rédige ponctuellement les compte rendus ou procès-verbaux de réunions en présence de tiers, soit en participant, soit sur bases de notes écrites, audio ou vidéo.

 

4. Tâches annuelles

• Participe à la rédaction du rapport d’activités. Relit le rapport annuel avant sa publication. Réalise une version papier et électronique du rapport annuel
• Participe à la rédaction du rapport d’exécution des activités réalisées par les travailleurs APE. Vérifie l’orthographe et la grammaire ; effectue la mise en page. Fait établir par le secrétariat social l’annexe Emploi. Envoie le rapport à l’administration.
• Propose les points de discussion à inscrire à l’ordre du jour des réunions de l’Assemblée générale. Prépare les réunions avec son responsable et les organise. Envoie les convocations aux membres ainsi qu’aux candidats. Avant et après l’Assemblée, gère la correspondance statutaire avec les membres effectifs de l’Association.
• Assiste aux réunions des Assemblées générales, compte les votes, prend note des délibérations, et rédige les procès-verbaux.
• Tient le registre des procès-verbaux des réunions des Assemblées générales. Fait la mise à jour du dossier de l’association auprès du greffe du tribunal de commerce. Tient à jour le registre des membres effectifs de l’association.
• Etablit les attestations fiscales relatives aux dons. Fournit au SPF Finances la preuve du subventionnement de l’association.
• Adresse aux affiliés l’appel au paiement de la cotisation. Suit l’état des paiements.
• Organise la représentation de la FFSB à l’assemblée générale de l’EUD et l’EUDY (inscription, réservation des billets, des itinéraires, du logement, préparation des documents de travail).
• Dépose les documents relatifs à la justification de la reconnaissance de l’association auprès de ses pouvoirs subsidiants pluriannuels sur les plateformes en ligne dédiées (éducation permanente, etc.).

 

5. Tâches biennales

• Traite le dossier « Reprobel »

6. Tâches quadriennales

• Organise la représentation de la FFSB au Congrès de la WFD et de la WFDYS (comme pour l’EUD et l’EUDY supra).

 

7. Tâches quinquennales

• Compose le dossier de renouvellement des demandes de parrainage (Princesse Astrid) et d’agrément (habilitation à délivrer des reçus en matière de libéralités déductibles)

 

8. Tâches ponctuelles supplémentaires

• Accueille les visiteurs et donne des informations ; reçoit fournisseurs et prestataires de services.
• Réserve des salles de réunion, vérifie et transmet leurs factures au service comptabilité.
• Gère le prêt de matériel (clés, smartphones, portables…)
• Tient à jour la base de données des membres de l’Assemblée générale et du Conseil d’Administration, ainsi que la liste des lieux de formation à la langue des signes.
• Aide à la réalisation de dossiers de demandes d’aide financière. Relit et corrige la grammaire et l’orthographe si nécessaire et met en forme avant envoi.
• Aide le service comptabilité pour la confection de dossiers justificatifs de subvention.
• Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur des documents comptables, administratifs ou relatifs à l’association.
• Classe les conventions (partenariat, Actiris, …) et décisions ministérielles (APE).
• Conçoit la papeterie (papiers à en-tête, enveloppes pré-imprimées, cartons de compliments, cartes de condoléances, modèles de documents pour divers usages). Met en place une charte graphique (présentations des lettres, disposition des textes, typographie, banque de formules de politesse).
• Etablit des attestations (présence à des événements, recommandations…)
• Relève l’information pertinente via la lecture de documents et la transmet aux personnes concernées.
• Fait des recherches et communique avec des personnes ressources afin d’obtenir ou fournir des renseignements/réponses à certaines questions. Compile les informations et rédige des notes synthétiques pour son responsable.
• Participe à des séances d’information sur des sujets relevant de son domaine d’activités.
• Classe (papier et informatique) les documents et sauvegarde (serveur) les fichiers informatiques relevant de son domaine d’activités.

 

Pôle administratif « Gestion du personnel »

1. Tâches journalières

• Tient à jour les données des travailleurs (changement d’adresse, situation, transport, …). Informe le Payroll des modifications à effectuer
• Vérifie les demandes de congé et les soumet pour validation au responsable
• Inscrit les absences et les congés sur le relevé des présences

2. Tâches mensuelles

• Encode dans Scentric (Group S) les absences et les données nécessaires au calcul des salaires. Vérifie les simulations et apporte les corrections qui s’imposent. Contrôle et remet/envoie les feuille de paie.
• Transmet les feuilles de paie aux pouvoirs subsidiant. Etablit les états de salaire et les transmet avec les feuilles de paie.
• Classe les relevés de prestations avec les pièces justificatives et les feuilles de paie (version employeur). Transmet au service comptabilité les journaux de paie et les factures.
• Imprime les grilles de prestations pour son responsable.
• Demande à l’ALE l’attestation pour le paiement des frais de transport du technicien de surface.

3. Tâches annuelles

• Réalise et édite les relevés de présence et les feuilles de congés légaux.
• Calcule les congés supplémentaires selon les modalités fixées par son responsable.
• Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des cotisations (Fesefa, Cohezio, …).
• Communique les données relatives au personnel occupé (médecine du travail, pouvoirs subsidiant, …).
• Participe à la récolte des données du cadastre de l’emploi non marchand (FWB).
• Calcule la prime de fin d’année (suivant les modalités fixées pour le secteur socioculturel et par son responsable) sous la supervision du service comptabilité.
• Complète et remet aux employés les formulaires relatifs à la prime syndicale.
• Remet/envoie les fiches fiscales 281.10.

4. Tâches ponctuelles

• (Co)rédige et diffuse les offres d’emploi.
• Prépare et organise avec son responsable les entretiens de recrutement (agenda, convocation, …). Effectue le suivi demandé par son responsable.
• Accomplit les formalités et obligations réglementaires relatives à la relation de travail, de l’embauche à la rupture. Rédige les contrats, avenants, avertissements, notifications de préavis, conventions…. Prend en charge des dossiers spécifiques (transfert de travailleurs, reclassement professionnel…).
• Constitue et gère les dossiers individuels des membres du personnel.
• Tient à jour le registre du personnel (Dimona d’entrée et de sortie).
• Actualise le règlement de travail (jours féries, CCT, …). Rédige les annexes. Veille au respect des procédures et obligations d’affichage.
• Applique les conventions collectives de travail sectorielles (prime exceptionnelle, frais de transport). Effectue le suivi requis si besoin, sous la supervision du service comptabilité.
• Gère les visites médicales et les visites des lieux de travail. Transmet à son responsable les rapports d’intervention. Fait les demandes d’évaluation de santé.
• Etablit ou fait établir des documents sociaux et autres (demande de congé parental, crédit-temps, attestation d’occupation/de revenus, incapacité de travail, C4, …).
• Se tient informée des évolutions de la législation sociale. Effectue des recherches auprès de personnes ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements/répondre aux questions.
• Gère les contrats d’assurance et effectue les signalements nécessaires.
• Vérifie l’exactitude des données apparaissant sur les documents relatifs au personnel (Cohezio, Group S…)
• Elabore les supports de travail « Volume de l’emploi» (Effectif – ETP), « Prévision salariale » (saut d’ancienneté), « Indemnités de transport » (quote-part patronale), « Seuil organisationnel » (demandes de crédit-temps). Les actualise.
• Rédige et dactylographie les notes de service. Affiche des infoflashs (chaleur excessive, grève, …)
• Compile les informations et rédige des notes synthétiques pour son responsable.
• Tient à jour les données relatives aux unités d’établissement. Les transmet à la BCE et au secrétariat social.
• Rédige la note d’information pour les volontaires. Etablit le registre.
• Conçoit et réalise des formulaires/documents (remboursement de frais, attestation sur l’honneur relative aux frais de déplacement, à la réduction du précompte professionnel…) et si besoin, les actualise
• Participe aux enquêtes sur les salaires (obligatoires ou vivement souhaitées).
• Classe (papier et informatique) les documents et sauvegarde (serveur) les fichiers informatiques relevant de son domaine d’activités.

 

Pôle maintenance des locaux 

• Gère les stocks de fournitures de bureau et de matériel d’entretien pour les deux sièges d’exploitation (Bruxelles et Namur). Compare les offres et passe les commandes nécessaires. Réceptionne et vérifie les commandes. Organise les retours si nécessaire.
• Sollicite les corps de métiers nécessaires à la résolution de problèmes techniques dans les locaux de Bruxelles et de Namur (électricité, Internet, etc.) et supervise leurs interventions.
• Relève la boite aux lettres de Bruxelles et assure l’ouverture du bureau aux éventuels livreurs.
• Gère l’évacuation de mobilier ou de déchets de type encombrants.

Divers

• Participe à l’accueil du public dans le cadre de certains événements (JMS, salons, gala, …)
• Gère les aléas quotidiens dans son domaine d’activités. Fait remonter les aléas non solutionnés. Propose des améliorations
• Identifie un problème ou un besoin. Propose des solutions constructives.

 

Profil recherché

• Connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Internet, Outlook (Office 365), logiciels de gestion clientèle et de bases de données).
• Bonne capacité rédactionnelle et excellent niveau d’orthographe en français.
• Sens de l’organisation, des responsabilités, des priorités, de l’initiative, de la discrétion et de la confidentialité.
• Capacité d’anticiper et d’apprécier la charge de travail pour la planifier
• Capacité de respecter des échéances.
• Bonne logique de classement.
• Aptitude à s’adapter à la diversité des tâches
• Aisance dans les contacts humains et téléphoniques
• Sens de l’accueil
• Capacité à travailler en équipe, être autonome et proactif.
• Volonté d’apprendre et de se former (législation, logiciels…)
• Connaissance de la langue des signes
• Capacité à accepter les imprévus et à rechercher des solutions
• Intérêt pour la problématique du handicap / Ouverture à la culture sourde.
• Connaissance de la langue des signes de Belgique francophone.
• Adhérer à la mission et les valeurs de la Fédération. (Voir : http://www.ffsb.be/identite/)
• Etre titulaire d’un diplôme de niveau CESS maximum.
• Habiter la région de Bruxelles-Capitale et vous remplissez les conditions Actiris exigées pour un contrat ACS. Informations : https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/contrat-pour-agents-contractuels-subventionnes/

 

La FFSB vous offre :

• Un contrat de 38h/ semaine à Bruxelles (lieu de travail habituel), avec du travail ponctuel à Namur (antenne de Namur).

• Une rémunération établie sur base de l’échelon 4.1, selon les barèmes en vigueur de la CP 329.02.
• Un engagement immédiat.
• Un travail au sein d’une équipe dynamique et engagée.
• Un travail qui vous permet de participer à un changement de société.

 

Comment postuler ?

Envoyez votre candidature : CV et lettre de motivation adressés à l’adresse e-mail secretariat@ffsb.be. La connaissance de la LSFB étant un atout, si vous pouvez prétendre à cette compétence, adressez également une vidéo en langue des signes à cette adresse.